Деятельность проверяющих органов в соответствии с Директивой Президента Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. № 4 "О развитии предпринимательской инициативы и стимулирования деловой активности в Республике Беларусь" предусматривает прежде всего преду-предительный характер контрольной (надзорной) деятельности.
При этом Указом Президента Республики Беларусь от 22 июня 2010 г. № 325 "О ведомственном контроле в Республике Беларусь" определено, что одной из основных задач ведомственного контроля является своевременное предупреждение, выявление и пресечение нарушений законодательства (абз. 3 пп. 2.5 П. 2).
Нарушения при использовании служебного транспорта имеют место в большинстве проверенных организаций: неправильное применение норм расхода топлива, применение "зимнего" повышения норм расхода топлива без учета температуры окружающего воздуха, неверный расчет понижения норм расхода топлива при движении транспортных средств за городом и другие нарушения, повлекшие излишнее списание топлива.
Эффективность использования горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) в свою очередь влияет на рентабельность работы организации, являясь одним из рычагов управления ее конкурентоспособностью.
Бухгалтерский учет ГСМ и их нормирование являются одним из наиболее трудоемких и сложных участков в экономической деятельности организации.
Нарушение порядка применения норм расхода топлива может привести к необоснованному списанию горюче-смазочных материалов и возникновению ущерба (вреда) организации, причиненного действиями (бездействием) работников.
Пунктом 1 статьи 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК) установлено, что затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.
В соответствии с подпунктом 1.7 пункта 1 статьи 131 НК при налогообложении не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке.
Согласно абзацу второму пункта 1 письма Министерства по налогам и сборам
Республики Беларусь от 27.03.2012
№ 2-2-23/637 "О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль" предусмотрено, что вышеуказанное требование распространяется в том числе и на топливо для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования.
В соответствии с подпунктом 5.40 пункта 5 Положения о Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 985, Министерство транспорта и коммуникаций разрабатывает и утверждает в соответствии с законодательством технические нормативные правовые акты, нормы в области транспортной деятельности.
Порядок применения норм расхода топлива для механических транспортных средств установлен Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее — Инструкция № 141).
При этом нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь (пункт 2 Инструкции № 141).
Понятие "норма расхода топлива" применительно к автомобильному транспорту, автотракторной технике, машинам, механизмам и оборудованию подразумевает установленное значение меры их потребления при работе машин, механизмов и оборудования конкретной модели, марки или модификации.
Линейная норма расхода топлива — это объем топлива, потребляемый двигателем технически исправного автомобиля на 100 км пробега в литрах или кубических метрах, без учета повышений (понижений) и дополнительного расхода топлива, т. е. это базовая норма расхода топлива.
Норма расхода топлива на выполнение определенного вида работ трактором, машиной, механизмом и оборудованием — объем топлива, потребляемый двигателем трактора, машины, механизма и оборудования с учетом конкретных режимов работы за один машино-час или за выполненную операцию (заполнение (слив) одной цистерны, погрузка (разгрузка) контейнера и тому подобное).
Нормы расхода топлива можно повышать (понижать) в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства, машины, механизма.
Применяемая в организации расчетная норма расхода топлива утверждается приказом руководителя. В данном приказе целесообразно указать по каждой марке автомобиля или иной техники базовую (линейную) норму расхода топлива, повышения (понижения) нормы, дополнительный расход топлива, а также расчетную норму расхода топлива, которая будет применяться при фактическом списании топлива.
Каждая организация вправе самостоятельно определить расчетные нормы расхода топлива с учетом технологических особенностей своего производства.
Как правило, если руководителем не издается приказ о повышении (понижении) нормы расхода топлива, то применяются базовые (линейные) нормы, утвержденные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.
Однако руководитель организации имеет право понижать нормы расхода топлива, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.
Следует отметить, что в случае отсутствия установленной линейной нормы расхода топлива до ее утверждения Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь учет фактического расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования производится по временной норме, соответствующей контрольному расходу топлива, установленному заводом-изготовителем в инструкции по эксплуатации для соответствующего механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования, но в течение не более 6 месяцев (пункт 7 Инструкции № 141).
Временная норма расхода топлива — это объем топлива, потребляемый двигателем механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования, соответствующий контрольному расходу топлива, установленному организацией заводом-изготовителем для данного механического транспортного средства, машины, механизма, оборудования в инструкции по эксплуатации.
Необходимо отметить, что временная норма расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования устанавливается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем в случае отсутствия контрольного расхода топлива, установленного заводом-изготовителем (часть вторая пункта 7 Инструкции № 141).
Если завод-изготовитель или его официальный представитель письменно подтверждает, что конкретная модификация механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования не имеет конструктивных отличий от соответствующей модели, которые влияют на расход топлива, то применяется утвержденная норма на соответствующую модель механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования.
Нередко организации ограничивают применение "зимнего" повышения норм расхода топлива периодом с 1 ноября по 31 марта либо календарными месяцами зимы, не учитывая при этом температуру окружающего воздуха. Также некоторые организации в качестве условия начала применения данного повышения отслеживают установившиеся отрицательные среднесуточные температуры в течение нескольких дней подряд.
В данном случае следует учитывать норму пункта 3 Инструкции № 141, которым предусмотрено, что для целей Инструкции № 141 зимние условия эксплуатации — это эксплуатация автомобиля, машины, механизма и оборудования в условиях отрицательной температуры окружающего воздуха ниже 0 оС.
Таким образом, рассматриваемое повышение не связано с конкретным периодом времени и не требует отслеживания установившихся отрицательных среднесуточных температур в течение 5 дней подряд. Достаточное условие применения рассматриваемого повышения — отрицательная температура окружающего воздуха (ниже 0 оС).
В соответствии с пунктом 8 Инструкции № 141 отрицательная температура окружающего воздуха определяется на основании измерений, произведенных ответственным лицом организации, эксплуатирующей механическое транспортное средство, машину, механизм и оборудование, на дату и время выпуска механического транспортного средства на линию или на начало выполнения работы машиной, механизмом и оборудованием.
Применяя данное повышение, необходимо учитывать, что в организации должно быть назначено ответственное лицо для проведения измерений отрицательных температур на дату и время выпуска транспортного средства на линию с регистрацией полученных результатов в специальном журнале утвержденной формы.
При этом для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, предназначенных для эксплуатации исключительно в зимних условиях (снегоуборочные машины, снегоходы и тому подобное), данное повышение не применяется (часть вторая подпункта 10.1 пункта 10 Инструкции № 141).
Согласно части первой подпункта 10.1 пункта 10 Инструкции № 141 повышение нормы расхода топлива осуществляется при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования на территории Республики Беларусь и за ее пределами в зимних условиях эксплуатации — не более 10 %.
Следует обратить внимание на ряд иных особенностей при применении повышений норм расхода топлива, несоблюдение которых приводит к излишнему списанию топлива.
Так, при эксплуатации автомобиля в городах в зависимости от численности населения линейная норма повышается в следующих размерах:
от 100 до 300 тыс. человек — не более 5 %;
от 300 тыс. до 1 млн — не более 10 %;
от 1 до 3 млн — не более 15 %;
свыше 3 млн — не более 25 %.
В случае если автомобиль оборудован кондиционером, установкой "климат-контроль" либо дополнительным автономным подогревателем двигателя, работающим в автоматическом режиме, к линейной норме расхода топлива допустимо применять повышение не более 7 % независимо от времени года. При этом если работа автономного подогревателя двигателя не предусматривает автоматического режима, для списания израсходованного дополнительным оборудованием топлива применяется отдельная норма, установленная Минтрансом. При отсутствии нормы на используемую модель подогревателя может быть подана заявка в БелНИИТ "Транстехника".
Новому или прошедшему капитальный ремонт автомобилю на первую тысячу километров пробега линейная норма расхода топлива может быть увеличена не более чем на 10 %. Если у механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования истек нормативный срок службы, но оно по-прежнему используется в предпринимательской деятельности, применяется повышение нормы не более 8 %).
Зачастую в отношении автомобилей, имеющих конструктивные отличия от соответствующих моделей автомобилей, указанных в постановлениях Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, необоснованно применяются нормы для соответствующих моделей автомобилей.
Придя к выводу об отсутствии соответствующих норм, организация вправе обратиться в БелНИИТ "Транстехника" с заявкой об установлении новых норм. При этом в период разработки таких норм применяются временные нормы.
Обращаем внимание руководителей организаций, что с 1 августа 2012 года вступило в силу постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3 "Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь" (далее — постановление № 3), в соответствии с которым установлены нормы расхода топлива на новые виды механических транспортных средств, судов, механизмов и оборудования, а также пересмотрены (в ряде случаев в сторону уменьшения) ранее действовавшие.
На основании изложенного в целях предупреждения возможных нарушений действующего законодательства Служба предлагает организациям, подчиненным Министерству архитектуры и строительства Республики Беларусь, а также хозяйственным обществам, акции (доли в уставных фондах) которых принадлежат Республике Беларусь и переданы в управление Минстройархитектуры, на основании данной информации принять исчерпывающие меры по устранению указанных нарушений (в случае их наличия), а также привести локальные нормативные правовые акты в соответствие с новыми нормами расхода топлива, предусмотренными постановлением № 3.
Д. А. Алейников главный контролер-ревизор КРУ РУП "Служба ведомственного контроля при Минстройархитектуры"